Postaus on alunperin julkaistu LinkedInissä 16.11.2022.
Google Workspace oli yrityksen toinen hankinta heti domainin jälkeen. En halunnut pystytellä omia sähköpostipalvelimia ja keksiä pyörää uudestaan, joten vaihtoehdoiksi jäi hostattu sähköposti, Google Workspace tai Microsoft 365. Koska Googlen palveluista oli aiempaa kokemusta, päädyin valitsemaan ne.Palvelupaketiksi valitsin Business Standardin, jossa on enemmän ominaisuuksia kuin moni alkuun tarvitsisi. Hintaa paketille tulee 10,40€/kk, josta ensimmäinen vuosi on alennettuun hintaan. Business Starter -taso on hieman edullisempi, mutta ihan oman mielenrauhan ja muutaman hyödyllisen ominaisuuden vuoksi päädyin korkeampaan tasoon.
Päällimmäinen syy Business Standard -tasoon on Drive, ja sen tarjoama 2TB/käyttäjä pool-tyyppinen levytila. Tämä tarkoittaa sitä, että esimerkiksi viidellä tilillä on käytettävissä 10TB tilien välillä dynaamisesti jaettua levytilaa, kun taas Business Starterissa tila on käyttäjäkohtaista ja tilaltaan 30GB. Toinen Driven ominaisuus joka ei ole käytettävissä Business Starterissa on jaetut drivet. Jaetut drivet eroavat jaetuista kansioista siinä, että jaetun driven tiedostot kuuluvat drivelle itselleen yksittäisen käyttäjän sijaan, joten jos henkilö lähtee yrityksestä, jäävät jaetut tiedostot ennalleen ilman siirtelyhässäkkää. Myös tiedostojen jakaminen asiakkaiden kanssa on selkeämpää, kun voi luoda yhden driven per asiakas, ja käyttää sitä tiedon jakamiseen.
Käytän yleensä Google Meetiä tapaamisten järjestämiseen, ja Business Standard -taso mahdollistaa tapaamisten tallentamisen. Tätä ei ole vielä tullut käytettyä, mutta uskon että ominaisuus tulee jossain välissä tarpeeseen. Esimerkiksi vaatimusmäärittelyjen yhteydessä voi olla hyödyllistä käydä tallennetta jälkikäteen läpi sen sijaan että yrittää kirjoittaa tai piirtää kaiken ylös.
Myös Googlen tietoturva helpottaa toimimista tässä *aaS-maailmassa, missä melkein jokaiseen palveluun voi kirjautua Google-tilillä. Jos ette (vielä) käytä salasananhallintajärjestelmää, kiusaus toistaa samaa salasanaa voi olla liian suuri, jolloin on parempi keskittää kirjautumiset esimerkiksi Google-tilin taakse ja suojata se hyvin.
Suosittelen Google Workspaceen tutustumista kaikille, etenkin pienemmille yrityksille joilla ei ole järeämmille korporaatiotason ominaisuuksille tarvetta!