Reclaim oli ensimmäinen uusi ohjelmisto, jonka otin käyttöön Codefoxin alkumetreillä. Tiesin heti alusta asti, että useaan yritykseen työskentely tulee vaatimaan jonkinlaista kalenterisynkkausta, ja tähän ei tällä hetkellä parempaa työkalua ole kuin Reclaim.Reclaimiin voi syöttää useita Google-kalentereita joko lähde- tai kohdekalentereiksi, ja kaksisuuntainen synkkauskin on mahdollinen. Tämä mahdollistaa sen, että voin pitää henkilökohtaiset, yrityksen sekä asiakkaiden kalenterit kaikki synkassa yhdessä "master"-kalenterissa, jota käytetään buukkaussivun saatavuuden määrittäjänä. Tämän lisäksi jokaisen asiakaskalenterin näkyvyys saadaan rajattua sopivaksi, niin että asiakasorganisaatio näkee omat tapahtumansa kalenterissani, mutta muiden menojen kohdalla vain merkinnän "busy". Myös henkilökohtaisten kalenterien tapahtumat blokkaavat saatavuuttani, joten saan pidettyä nekin erillään työkalentereistani.
Esimerkiksi: Asiakas 1 varaa tunnin palaverin oman organisaation kalenteriin, joka synkkautuu heti Codefoxin kalenteriin kaikkine tietoineen. Tämän jälkeen Codefox-kalenteri synkataan kaikkien asiakkaiden kalenteriin, jolloin kaikkiin asiakaskalentereihin tulee busy-merkintä. Näin palaverin yksityiskohdat pysyvät turvassa muiden asiakkaiden silmistä, ja tuplabuukkaukset muuttuvat hyvin epätodennäköisiksi.
Eikä siinä vielä kaikki! Koska ajanhallintani pyörii hyvin vahvasti kalenterin ympärillä, tarvitsin näppärän keinon hallita asiakastyötä kalenterissa. Jos buukkaussivun haluaisi pitää edes jokseenkin vapaana, tulee kalenteriin laittaa vain sovitut palaverit ja pakolliset tehtävät, mutta olen tottunut pitämään asiakastyön blokkereita myös kalenterissani. Tämä onneksi onnistuu Reclaimin työkaluilla Tasks ja Habits. Voin esimerkiksi käskyttää Reclaimia etsimään tälle viikolle kahden tunnin slotin asiakkaalle 2, ja Reclaim etsii kalenteristani ajan ja merkitsee sen alustavasti varatuksi, jolloin aika näkyy buukkaussivulla vapaana. Vasta kun kalenteri täyttyy niin että toisia vastaavia slotteja ei ole, lukitaan aika tuolle asiakkaalle. Lukitsemiseen asti päällekkäisen kalenterimerkinnän luominen automaattisesti siirtää slottia seuraavaan sopivaan väliin. Habits tekee saman mutta toistuvana taskina, esim. "varaa joka maanantaille puoli tuntia viikon suunnitteluun".
Jos et vielä ole tutustunut Reclaimiin, tässä refelinkkini: https://reclaim.ai/r/s/cYsJH (saatan saada etuja linkin kautta rekisteröityvistä käyttäjistä)
Onko muita "in calendar we trust" -henkisiä aikatauluttajia, vai käytättekö Kanban-seiniä tai backlogeja tehtävien hallintaan?